Procesul de certificare

1. Solicitarea certificării

Primul pas pe care un operator trebuie să-l facă în vederea obţinerii certificării este acela de a contacta Ecoinspect S.R.L., fie în scris, fie telefonic. Accesul la serviciile Ecoinspect S.R.L. este liber şi nediscriminatoriu pentru orice operator.

2. Încheierea Acordului de certificare (Contractului)

Înaintea semnării acordului de certificare, personalul departamentului de certificare, efectuează analiza solicitării. Analiza solicitării de certificare constă în verificarea  documentului “Solicitarea de certificare”, adică, dacă aceasta conţine informaţiile necesare, precum  produsele/ domeniile care urmează a se certifica, reglementările normative faţă de care operatorul doreşte certificarea, caracteristicile generale ale operatorului, inclusiv denumirea sa şi adresa, informaţiile generale referitoare la operator, precum activităţile sale, resursele sale umane şi tehnice, inclusiv laboratoare (dacă este  cazul, şi operatorul face încercări în unitatea proprie sau la alte laboratoare externalizate), funcţiile şi relaţiile din cadrul unei corporaţii mai mari, informaţii referitoare la toate procesele externalizate utilizate de operator, care pot afecta conformitatea faţă de cerinţe.

3. Calcularea tarifului serviciilor de evaluare a conformităţii

Tarifele serviciilor de evaluare a conformităţii se regăsesc  în Anexa 1 a  acordului de certificare – Tarife pentru operatorii înregistrați în sistemul de agricultură ecologică

4. Pregătirea evaluărilor

Dosarele de control conţin toate informaţiile necesare în vederea efectuării evaluărilor, toate documentele pe care operatorul le-a trimis în prealabil pentru anul în curs (ex. hărţi, schiţe, înregistrări, dacă este cazul, descrieri ale activităţii pe care o desfăşoară, documente şi autorizaţii specifice după caz, precum şi documentele eliberate în anul anterior de către OC, etc.). Aceste documente sunt studiate de către evaluator, în vederea pregătirii evaluării, pregătire ce include elaborarea planului cadru de evaluare şi anunţarea operatorului. Planul cadru de evaluare şi anunțarea operatorului nu se efectuează în cazul evaluărilor inopinate.

5. Efectuarea evaluării

Evaluarea anuală obligatorie (inspectia principală)

Pentru obţinerea şi/ sau menţinerea certificării producţiei ecologice, fiecare operator ce are încheiat un acord de certificare cu Ecoinspect S.R.L., va fi supus unei evaluări complete a activităţii menţionate, în toate locaţiile ce îi aparţin (inclusiv sectorul convenţional, dacă este cazul).

Evaluările suplimentare

Acestea sunt evaluări care de obicei se fac prin sondaj, la un procent de minim 10 % din totalul operatorilor activi vizează menținerea certificării.

Evaluările suplimentare pot fi anunțate sau neanunțate (inopinate). Evaluările suplimentare se încheie cu rapoarte de evaluare, ori procese verbale de constatare, precum şi

cu colectarea de dovezi obiective, pentru problemele punctuale care au necesitat o clarificare.

6. Analiza dovezilor şi luarea deciziei referitoare la certificare

Certificatorii analizează Rapoartele de control şi documentele anexate acestora, în vederea luării Deciziei referitoare la certificare. În Decizie se vor specifica explicit toate documentele analizate, care au stat la baza acesteia. De asemenea, se vor menţiona orice observaţii sau informaţii relevante referitoare la operator.

7. Aplicarea măsurilor

Măsurile se propun de către evaluator în momentul evaluării şi sunt menţionate în Raportul de control la rubrica “Nerespectari constatate”, operatorul luând la cunoştinţă despre acestea şi având consimţământul acestuia prin semnarea Raportului de control. Acestea se bazează pe constatările de la momentul controlului în unitate. La momentul analizării Raportului de control şi a documentaţiei aferente, se pot propune şi alte masuri faţă de cele propuse de către evaluator în Raportul de control. Acestea se aplică, în cazul în care se constată alte nereguli sau dacă dovezile aferente sunt insuficiente pentru analiza obiectivă a unităţii si / sau dacă până la momentul analizei se primesc alte documente care nu au fost disponibile la controlul fizic din unitate, etc.

8. Emiterea şi trimiterea documentelor justificative

Dacă Decizia referitoare la certificare este favorabilă, se va elabora Certificatul şi Anexa aferenta (daca este cazul). Documentele justificative emise de Ecoinspect S.R.L. sunt elaborate în limba Română. La solicitarea clientului, Ecoinspect S.R.L. poate elibera documente justificative şi în limba Engleză. Documentele justificative au o valabilitate de 15 luni de la data emiterii (cu toate acestea, evaluarea şi analiza dovezilor, precum şi emiterea documentelor justificative se face anual, chiar dacă durata valabilităţii documentelor justificative acoperă 15 luni.)

9. Emiterea Certificatelor de tranzacție

Certificatele de tranzacție se emit în baza solicitării transmise de către operator pentru valorificarea de produse cu statut ecologic sau în conversie la agricultura ecologică

10. Utilizarea Certificatelor de conformitate şi a mărcii de conformitate Ecoinspect S.R.L.

Ecoinspect S.R.L. autorizează folosirea mărcii de conformitate pe etichetele produselor ecologice care respectă reglementările în vigoare, sau pe materialele publicitare ale operatorilor săi. Operatorul îşi va elabora propriul său model de etichetă pe care îl va trimite la Ecoinspect S.R.L. pentru aprobare, împreună cu cererea de aprobare a etichetelor. Operatorul are obligaţia de a solicita aprobarea pentru toate etichetele pe care intenţionează a le folosi pe produsele sale. Datele menţionate pe etichetă sunt cele prevăzute de Reglementările în vigoare (naţionale şi comunitare). A se consulta şi procedura PR_ 6- Procedura de utilizare a Certificatelor de conformitate şi a mărcii de conformitate Ecoinspect S.R.L., precum şi Manualul de utilizare a logoului comunitar.

11. Soluţionarea apelurilor

Apelurile vizează decizia referitoare la certificare. Dacă operatorul consideră decizia referitoare la certificare nejustă, o poate contesta adresându-se RMC, care o va înainta Comisiei de Apel a Ecoinspect S.R.L. Nemulţumirea va fi analizată de către Comisia de Apel, iar hotărârea Comisiei de Apel va fi adusă la cunoştinţa operatorului, în scris. A se consulta şi Procedura PR_ 9 – Soluţionarea apelurilor şi  reclamaţiilor.

12. Soluţionarea reclamaţiilor

Orice reclamaţie a operatorului/ consumatorului/ etc. referitoare la personalul Ecoinspect S.R.L., la sistemul de certificare, la etichetarea produselor etc., poate fi adusă la cunoştinţă OC. Reclamaţiile vor fi depuse în scris la sediul Ecoinspect S.R.L. Toate aceste acţiuni vor fi supuse termenilor și condițiilor din Politica de Calitate

13. Rezilierea acordurilor de certificare

Rezilierea acordurilor de certificare va opera în conformitate cu prevederile din Acordul de certificare (contractul) valabil, încheiat între părţi.